Управление документами

К функциям управления документами относятся следующие:

Создание документа. Новый документ может не содержать никакой информации и параметров либо создаваться на основе шаблонов. Шаблоны представляют собой стандартные заготовки документов определенного типа и используются для облегчения подготовки документов. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблон этого типа документов, а уже затем заполняете его. Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз, сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида.

Открытие документа. Для того чтобы отредактировать уже существующий документ, которого пока нет на экране, надо сначала открыть его, т. е. вызвать с диска. При этом открываемый документ не исчезает с диска, просто его копия переносится в память компьютера. Как только документ открыт, его можно редактировать, распечатывать или просто читать.

Слияние документов. В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

• — главный документ, содержащий постоянную информацию;
• — документ-источник для хранения переменной информации.

Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т. е. форма любого стандартного текста.

Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.

Операции сохранения. Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается тип DOC, а в текстовом процессоре Lexicon — тип ТХТ.

Текстовые процессоры с помощью резервных файлов обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа — текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл (ему присваивается тип ВАК), а отредактированная версия рассматривается как текущий файл.

Тип текущего файла определяет сам пользователь или он присваивается по умолчанию (например, ТХТ или DOC). Таким образом, сохраняется только последняя, измененная версия документа, более ранние версии теряются. Хотя содержание текущего и резервного файлов не одинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты текущего файла) представляется очень ценной. Автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранеиия, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т. п.

Управление версиями документа. Документ может хранить не только свое содержание, но и содержание, зафиксированное на определенные моменты времени. При этом пользователь может увидеть, какой правке подвергался документ, и кто эту правку совершил.

Печать документа. Можно отправить на печать либо весь документ, либо его часть. Мощные текстовые редакторы поддерживают функции двусторонней печати, печати брошюрой, масштабирование, расширенное управление при печати нескольких копий документа.